Glückliche Kunden der Helden Gruppe:

 

Nur rund ein Viertel der deutschen KMU arbeitet mit digitalen Personalakten. Diese sind aber wichtig als Basis für die lückenlose Personalarbeit. Sie werden zentral aufbewahrt, Schattenakten gibt es nicht.

Was bringt Ihnen die digitale Personalakte?

Mit der digitalen Personalakte ordnen Sie Verträge und gescannte HR-Dokumente gebündelt und sicher einzelnen Mitarbeitern zu. Wir unterstützen Sie dabei mit unserer digitalen Personalakte des Programms Agenda. Damit haben Sie stets genau diejenigen Unterlagen zur Hand, die Sie für einen aktuellen Fall benötigen. Die Vorteile überzeugen sofort:

Zentrale Verwaltung

Durch eine digitale Personalakte ist die Dokumentenpflege an unterschiedlichen Orten endlich Geschichte. Diese führte in der Vergangenheit zu sogenannten Schattenakten, die einmal angelegt worden waren, anschließend aber vergessen in Schubladen schlummerten. Das birgt die Gefahr, dass Ihnen wichtige Informationen zu einem Mitarbeiter fehlen. Sie sind eigentlich da (in der Schattenakte), doch niemand weiß noch, wo sie zu finden sind.

Kompletter Überblick

Die Auswertung in der digitalen Personalakte erfolgt nach Pflichtdokumenten. Das verschafft Ihnen jederzeit die Übersicht über fehlende oder bereits abgelegte Unterlagen.

Einfache Zuordnung

Vereinbarungen, Vertragsunterlagen und Beurteilungen hinterlegen Sie in der digitalen Personalakte bequem per drag&drop. Ordnen Sie jeden Vorgang ganz einfach den Stammdaten des betreffenden Mitarbeiters zu.

Schnelle Wiedervorlage

Für die Wiedervorlage – die Überprüfung einzelner Dokumente nach Ablauf einer vorgegebenen Zeit – legen Sie schon im Vorfeld einen Termin, auf Wunsch auch den konkreten Bearbeiter fest. Dieser erhält zu dem Vorgang automatisch eine Erinnerung.

 
 

Strukturierte Ablage

Definieren Sie selbst Ihre individuelle Ablagestruktur. Die digitale Personalakte sortiert daraufhin alle Schriftstücke entsprechend Ihrer Vorgabe nach Dokumententypen oder über ein Register ein.

Erleichterte Weitergabe von Informationen

Diejenigen Führungskräfte und HR-Mitarbeiter, die Informationen zu einzelnen Kolleginnen und Kollegen erhalten dürfen, können über das Personal-Portal mit ihrem administrierten Passwort auf definierte Dokumente aus einzelnen Personalakten zugreifen.

Vollständig und sicher

Die digitale Personalakte sorgt gleichsam für Vollständigkeit und Sicherheit. Sie verwahrt Mitarbeiterdokumente zentral. Sie vergeben Berechtigungen für den Zugriff.

Schluss mit Papierakten

Ihre Personalakten lassen sich in wenigen Arbeitsschritten digitalisieren. Wenn Ihnen hierfür die Zeit fehlt, helfen Ihnen gern die Consultants von Lohnhelden.

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Personalmanagement

  • - Recruiting
  • - Digitale Personalakte
  • - Erstellung von Arbeitszeugnissen

Fazit: Lohnbüro lohnt sich

Wir verstehen uns bei Lohnhelden als Spezialdienstleister, der seine Mandanten mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung entlastet. Unser Augenmerk liegt auf dem persönlichen Service, auf Zuverlässigkeit, Kompetenz und Verlässlichkeit.

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Head of HR

Katrin Pampel

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