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Niemand, der Mitarbeiter beschäftigt, kommt darum herum, eine Lohnabrechnung zu erstellen. Diese müssen jedoch einigen formalen Anforderungen entsprechen, um überhaupt gültig zu sein. Was Sie beachten sollten, wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen und ob es sich überhaupt lohnt, Lohnabrechnungen selbst zu erstellen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was eine Lohnabrechnung ist, ist recht einfach zu erklären. Man versteht darunter ein Dokument, welches die Informationen liefert, welchen Lohn ein Arbeitnehmer in einem bestimmten Zeitraum bekommt und wie dieser sich zusammensetzt. In den meisten Betrieben ist es der Fall, dass die Lohnabrechnung monatlich erstellt wird.
Es sind viele Details, die Sie beachten müssen, wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen. Das wohl Wichtigste daran, eine Lohnabrechnung zu erstellen, ist, dass alle Beteiligten genau nachvollziehen können, worum es sich bei den enthaltenen Zahlen handelt. Die Beteiligten sind Arbeitgeber, Arbeitnehmer sowie das Finanzamt. Somit müssen auch alle Abzüge und Steuern klar und detailliert aufgeschlüsselt werden.
Da immer wieder die Frage auftaucht, ob Arbeitgeber überhaupt eine Lohnabrechnung erstellen müssen, ist es wichtig zu wissen, dass dies zu den Pflichten eines Arbeitgebers gehört. Geregelt ist dies in der Gewerbeordnung. Der Paragraph 108 besagt, dass Arbeitgeber für jeden ihrer Mitarbeiter eine Lohnabrechnung erstellen und ihm diese aushändigen müssen. Somit reicht es nicht aus, die Mitarbeiter einfach zu entlohnen, sondern eine schriftliche Mitteilung darüber in Form einer Lohnabrechnung ist notwendig. Übrigens geht diese Pflicht mit der Pflicht der Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen einher. Dabei spielt die jeweilige Steuerklasse Ihrer Mitarbeiter eine Rolle.
Wer davon spricht, eine Lohnabrechnung zu erstellen, verwendet oftmals synonym den Begriff der Gehaltsabrechnung. Allerdings gibt es hier ein paar Unterschiede, da eine Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht ein und dasselbe ist.
Das liegt daran, dass Lohn und Gehalt zwei grundsätzlich unterschiedliche Dinge sind. Der Lohn wird einem Arbeitnehmer nach seinen erbrachten Arbeitsstunden bezahlt. Somit kann der Betrag am Ende des Monats von Monat zu Monat variieren. Als Gehalt wird eine feste Summe bezeichnet, die ein Arbeitnehmer monatlich erhält. Hier spielt es keine Rolle, wie viele Arbeitsstunden geleistet wurden.
Wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen möchten, kommen Sie früher oder später auch mit dem Begriff der Lohnabrechnungsstelle in Kontakt. Hierbei handelt es sich um eine Abteilung im Unternehmen, welche Gehaltsdaten, Arbeitszeiten und weitere für die Lohnabrechnung relevante Informationen im Überblick haben. Meist ist sich die Lohnabrechnungsstelle somit in der Personalabteilung oder Payroll-Abteilung integriert.
Darüber hinaus wird die Lohnabrechnungsstelle häufig auch mit der Agentur für Arbeit in Verbindung gebracht. Sie wird genutzt, um Erstattungsanträge bzw. Leistungsanträge zu stellen. Das ist unter anderem dann relevant, wenn viele Mitarbeiter in Kurzarbeit gehen. Unternehmen stellen dann einen schriftlichen Antrag für die Erstattung des Kurzarbeitergeldes bei der Agentur für Arbeit. Die Lohnabrechnungsstelle der Agentur ist für die Bearbeitung zuständig und ist somit der Ansprechpartner für Unternehmen, wenn es um Kurzarbeitergeld geht.
Viele Unternehmen – vor allem kleine Betriebe – entscheiden sich dafür, dass sie die Lohnabrechnung für ihre Mitarbeiter selbst erstellen. Hierfür gibt es unterschiedliche Software-Programme, die Ihnen dabei helfen.
Ein großer Vorteil davon, wenn Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen, ist, dass die Kosten überschaubar bleiben. Sie wissen, wie viel Sie für Ihre Software zahlen. Dieser Betrag bleibt in den meisten Fällen monatlich gleich.
Darüber hinaus sind Sie weitestgehend unabhängig. Wenn Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen oder Ihre Personalabteilung darauf ansetzen, haben Sie Ihren Ansprechpartner direkt im Haus. So sind die Kommunikationswege sehr kurz und Sie können jederzeit Ihre Fragen und Anliegen äußern.
Allerdings hat es auch Nachteile, eine Lohnabrechnung selbst zu erstellen. Denn auch wenn Sie den Überblick über die Kosten haben, kann es manchmal sogar günstiger sein, einen externen Anbieter zu engagieren. Immerhin zahlen Sie auch die Arbeitszeit für die Personalabteilung. Vor allem dann, wenn Sie für viele Mitarbeiter Lohnabrechnungen erstellen, ist der Zeitaufwand für die beauftragte Person sehr hoch. Das Resultat: Sie zahlen womöglich viel zu viel, da Sie einen zusätzlichen Mitarbeiter für die Erstellung der Lohnabrechnung beschäftigen müssen. Darüber hinaus können schnell Fehler passieren, wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen. Es gibt immer wieder Änderungen und Anpassungen. Sie müssen daher stets up to date bleiben, damit Sie korrekte und unanfechtbare Lohnabrechnung liefern. Somit sollte die Person, die die Lohnabrechnung erstellen soll, entsprechende Kenntnisse und zumindest eine Weiterbildung, wenn nicht sogar eine Ausbildung auf dem Gebiet absolviert haben. Solches Fachpersonal kann jedoch hohe Kosten für Ihr Unternehmen verursachen.
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Ein großer Nachteil davon, wenn man eine Lohnabrechnung selber erstellen möchte, ist das hohe Fehlerpotenzial. Macht man sie nur nebenbei und ist eigentlich in einem ganz anderen beruflichen Feld tätig, kann das hohe Risiken mit sich bringen. Doch ist das überhaupt schlimm, wenn Arbeitgeber eine fehlerhafte Lohnabrechnung erstellen?
Immer wieder kommt es vor, dass der Arbeitgeber zu viel Lohn auszahlt und die entsprechende Lohnabrechnung dazu erstellt. Das Problem: Wenn dies auffällt, möchten Sie logischerweise den zu viel bezahlten Lohn zurückfordern. Hierbei kommt es jedoch in vielen Fällen zu gerichtlichen Auseinandersetzungen.
Die rechtliche Lage ermöglicht Arbeitgebern allerdings, dass sie zu viel bezahlte Löhne innerhalb von drei Jahren vom Arbeitnehmer zurückfordern kann. Immerhin ist es der Arbeitgeber, der dafür verantwortlich ist, die Lohnsteuer korrekt abzuführen. Daher kommt es bei zu viel bezahlten Löhnen, die häufig daraus resultieren, dass Arbeitgeber eine falsche Lohnabrechnung erstellen, häufig dazu, dass das Finanzamt den Arbeitgeber als Schuldner für die fehlende Lohnsteuer in Anspruch nimmt. Warum darf der Arbeitgeber das Geld von seinem Arbeitnehmer zurückfordern, wenn es doch er war, der eine falsche Lohnabrechnung erstellt hat? Das liegt daran, dass immer der Arbeitnehmer der Steuerschuldner ist. Wenn es zu lohnsteuerlichen Zweifelsfragen kommt, können Arbeitgeber Auskunft beim Finanzamt einholen.
Diese Chance sollten Arbeitgeber dringend nutzen, denn wenn Sie sich dazu entschließen, eine Lohnabrechnung selbst zu erstellen und dabei im Zuge einer unangekündigten Lohnsteuer-Nachschau Fehler festgestellt werden, ist es zu spät. Die Lohnsteuer-Nachschau bildet ein großes Risiko für Unternehmen, die die Lohnabrechnung selbst erstellen. Daher sollten Sie im Zweifelsfall auf Nummer sichergehen und die Lohnabrechnung erstellen lassen, um Fehler auszuschließen.
Jedoch kann der Arbeitgeber nicht immer den zu viel bezahlten Lohn zurückfordern. Das ist dann der Fall, wenn es um die Sozialabgaben geht. In diesem Fall ist der Arbeitgeber Schuldner gegenüber den Sozialversicherungsträgern. Wenn ein Arbeitnehmer beitragspflichtig ist, was in allen Fällen außer Mini-Jobs zutrifft, muss er sich die Anteile für die Sozialversicherung vom Lohn abziehen lassen. Wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen, werden Sie dies ganz deutlich sehen. Vergessen Sie jedoch, die Sozialversicherungsbeiträge abzuziehen, wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen, birgt das ein hohes Risiko. Den Betrag darf der Arbeitgeber nur innerhalb der folgenden drei Gehaltszahlungen nachträglich abziehen. Wem es nicht früher auffällt, hat Pech gehabt und hat somit ein großes Problem, da Geld fehlt. Die Hoffnung, diese meist hohen Beträge zurückzubekommen, besteht in den allermeisten Fällen nur dann, wenn der Arbeitgeber nicht selbst schuld an dem Fehler war. Jedoch gilt das nicht, wenn Beschäftigte in der Personalabteilung ihren Pflichten nicht richtig nachkommen. Somit sollten Unternehmen am besten Ihre Lohnabrechnung erstellen lassen, damit keine solche Szenarien auftreten.
Wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen möchten, müssen Sie sowohl den Brutto- als auch den Nettolohn Ihres Mitarbeiters berechnen. Doch wie funktioniert das überhaupt?
Grundsätzlich sollten Sie erst einmal wissen, was es mit brutto und netto auf sich hat. Das Bruttoentgelt ist die Gesamtvergütung Ihres Mitarbeiters, bevor Steuern und Beiträge zur Sozialversicherung abgezogen werden. Daraus resultiert der Nettolohn: Er ist das tatsächliche Entgelt, welches dem Mitarbeiter am Ende des Monats ausgezahlt wird. Die Steuern und Sozialversicherungsbeiträge sind hier also nicht mehr enthalten.
Um den Bruttolohn zu berechnen und folglich eine korrekte Lohnabrechnung zu erstellen, sollten Sie einige wichtige Faktoren beachten. Der Bruttolohn setzt sich in aller Regel aus dem Grundlohn und anderen Entgeltbestandteilen zusammen. Diese sind meist variabel und leistungsbezogen. Dazu zählen Zuschläge, Zulagen oder auch geldwerte Vorteile.
Wichtig für Sie zu wissen, wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen, ist, dass auf Zuschläge keine Steuern bezahlt werden müssen. Zulagen werden jedoch dem Bruttolohn hinzugerechnet und somit genauso versteuert. Gängige Beispiele für Zulagen sind Urlaubs- oder Weihnachtsgeld. Aber auch Gefahrenzulagen und Ausbilderzulagen werden versteuert. Zuschläge, welche nicht versteuert werden müsse, sind unter anderem Überstundenzuschläge, Feiertags-Zuschläge oder Nachtarbeitszuschläge.
Ob ein Mitarbeiter das Recht auf Zuschläge hat, ist meist in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung festgehalten. Ist ein solcher Vertrag nicht vorhanden, hat der Arbeitnehmer grundsätzlich Anspruch auf sein Grundentgelt, wenn er an Sonn- und Feiertagen oder nachts arbeitet.
Das Grundentgelt lässt sich allerdings noch weiter aufstocken. Und zwar durch Prämien, Provisionen, geldwerte Vorteile wie Dienstwagen und Essensgeld und andere Sonderleistungen wie Jubiläumszuwendungen und Bonuszahlungen. All das bezeichnet man als leistungsbezogene Bonuszahlungen und sorgt dafür, dass sich der Bruttolohn immer wieder verändert. Daher sollten Arbeitgeber ganz genau aufpassen, wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen.
Der Bruttolohn wird dann, wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen, in einer Lohnliste festgehalten. So hat es der Arbeitnehmer, aber auch das Finanzamt schwarz auf weiß, wie der Bruttolohn zustande kommt.
Anschließend geht es an die Berechnung des Nettolohns. Das Nettoentgelt ergibt sich, wie bereits erwähnt, daraus, dass vom Bruttolohn Sozialversicherungsbeiträge und alle gesetzlichen Steuern abgezogen werden.
Dazu zählt unter anderem die Lohnsteuer und in einigen Fällen auch die Kirchensteuer. Diese trifft nicht bei konfessionslosen oder anderen Menschen an, die nicht kirchensteuerpflichtig sind. Darüber hinaus werden Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung, zur Rentenversicherung, zur Arbeitslosenversicherung und in einigen Fällen ein Solidaritätszuschlag abgezogen.
Diese Posten unterliegen verschiedenen Besteuerungen und Beitragsbemessungsgrenzen. Diese sind alle relevant, um eine Lohnabrechnung erstellen zu können. Die Lohnsteuer beispielsweise ist abhängig von der Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers. Die Sozialversicherungsbeiträge werden meist unter dem Arbeitgeber und -nehmer aufgeteilt. Eine Hälfte zahlt somit der Arbeitgeber und die andere Hälfte wird dem Arbeitnehmer abgezogen.
Wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen, ist es damit nicht mit Ihren Pflichten als Arbeitgeber getan. Wie bereits erwähnt, müssen Sie auch die Sozialabgaben und Steuern korrekt berechnen und diese an das Finanzamt überweisen. Achten Sie darauf, die zuständige Einzugsstelle auszumachen und die Beträge fristgerecht zu überweisen.
Das ist auch der Grund dafür, dass Sie für jeden Mitarbeiter ein eigenes Lohnkonto führen müssen. Außerdem müssen Sie auch für sich selbst als Arbeitgeber Lohnnebenkosten abführen. All das zählt zu den Pflichten, die damit verbunden sind, wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen.
Es gibt einiges, was Arbeitgeber beachten müssen wenn sie eine Lohnabrechnung erstellen. Dazu zählen unter anderem die Angaben, welche eine Lohnabrechnung erst zu einem rechtsgültigen Dokument machen.
Achten Sie darauf, dass Sie eine Lohnabrechnung sorgfältig erstellen. Denn wenn Sie nachlässig sind oder Positionen anführen, die gar nicht enthalten sein dürfen, kann das Konsequenzen für Sie haben. Vor allem dann, wenn Sie falsche Angaben machen, wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen, kann teuer werden.
Berücksichtigen Sie daher immer die aktuellen Vorgaben, die gelten, wenn Sie eine Lohnabrechnung machen. In diesem Bereich sollten Sie sich stets auf dem Laufenden halten. Denn das, was vor einigen Jahren noch gang und gäbe war, ist heute womöglich gar nicht mehr relevant oder sogar falsch.
Passen Sie zudem auf, dass Sie die Pflichtangaben beachten, wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen. Es gibt viele Bestandteile, die enthalten sein müssen. So wird die Lohnabrechnung erst zu dem, was sie sein soll: Ein rechtsgültiges Dokument für Sie als Arbeitgeber, Ihre Arbeitnehmer und das Finanzamt.
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0541 9393 99 99Wenn Sie eine Lohnabrechnung selbst erstellen wollen, müssen Sie nach einem gewissen Schema vorgehen. Nur unter Berücksichtigung des korrekten Aufbaus und der Pflichtangaben, die enthalten sein müssen, ist die Lohnabrechnung, die Sie erstellen, vor den Behörden gültig.
Zunächst einmal ist wichtig, dass die Lohnabrechnung den Abrechnungszeitraum angibt. Auch die Zusammensetzung des Entgelts spielt eine wichtige Rolle. Wer sich hinsichtlich des Aufbaus nicht sicher ist und eine Lohnabrechnung erstellen möchte, sollte einen Blick in die Gewerbeordnung werfen. Der Paragraph 108, Abs. 3, Satz 1 legt den Aufbau fest, den Sie anwenden sollten, um eine Lohnabrechnung zu erstellen. Daher handelt es sich dabei lediglich um ein Formular, welches Sie mit den entsprechenden Daten befüllen.
Gemäß der Gewerbeordnung besteht der erste Teil der Lohnabrechnung aus allgemeinen Pflichtangaben. Darauf sollten Sie achten, wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen. Doch welche Informationen werden hier gefordert?
Zunächst einmal sollen der vollständige Name und die Anschrift des Arbeitgebers enthalten sein. Die gleichen Daten müssen Sie auch von Ihrem Arbeitnehmer anführen. Auch hier werden Name und Anschrift gefragt. Darüber hinaus muss das Geburtsdatum Ihres Mitarbeiters enthalten sein.
Anschließend müssen Sie die Steuer-ID, die Steuerklasse sowie die Versicherungsnummer Ihres Angestellten angeben, wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen. Auch der Beginn bzw. das Ende des Beschäftigungsverhältnisses muss hier angeführt werden.
Wie bereits erwähnt, müssen Sie auch den konkreten Abrechnungszeitraum angeben, wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen. Zu guter Letzt gehört zu den allgemeinen Pflichtangaben Ihre Unterschrift als Arbeitgeber bzw. Ihr Firmenstempel.
Im nächsten Schritt müssen Sie als Arbeitgeber die Bestandteile des Entgelts anführen, wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen. Dazu gehört zum einen der Bruttolohn – also das Entgelt ohne Abzüge. Als weitere Position werden die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers angeführt sowie steuerliche Angabe wie der Solidaritätszuschlag, die Kirchensteuer und die Lohnsteuer.
Im nächsten Schritt fügen Sie die persönlichen Abzüge ein sowie der Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge. Auch vermögenswirksame Leistungen und Steuerfreibeträge haben hier Platz. Darüber hinaus führen Sie Zuschläge, Zulagen und geldwerte Vorteile und Sachbezuge an.
Im letzten Schritt, wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen, halten Sie den Nettolohn, also den Auszahlungsbetrag fest. Dieser muss als eigene Position im entsprechenden Feld angeführt werden.
Weitere Inhalte, die bei der Lohnabrechnung, die Sie erstellen, nicht fehlen dürfen, sind die Steuerklasse des Arbeitnehmers, seine Konfession sowie eventuelle Kinderfreibeträge.
Nicht jede Lohnabrechnung ist gleich. Es gibt wesentliche Unterschiede zwischen verschiedenen Arbeitnehmer-Gruppen. Vor allem geringfügige Beschäftigte und auf dem Bau Beschäftigte unterliegen einigen Besonderheiten, die Sie beachten sollten, wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen wollen.
Haben Sie Mitarbeiter, die bei Ihnen im Unternehmen geringfügig beschäftigt sind? Dann sollten Sie auf einiges achten, wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen. Grundsätzlich versteht man unter einer geringfügigen Beschäftigung ein Arbeitsverhältnis bis maximal 450 Euro Verdienst. Dieser Betrag ist gesetzlich festgelegt. Alles darüber sorgt dafür, dass die Person nicht mehr geringfügig beschäftigt ist. Eine geringfügige Beschäftigung wird auch als Minijob bezeichnet. Die Besonderheit: Geringfügig Beschäftigte bzw. Minijobber, wie sie gerne genannt werden, können bis zu 450 Euro monatlich verdienen, müssen aber keine Sozialversicherungsbeiträge oder eine Lohnsteuer zahlen.
Von diesem Beschäftigungsmodell profitieren nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch Arbeitgeber. Denn die anfallenden Sozialversicherungsbeiträge für Ihren Mitarbeiter müssen Sie nur zu 31 % zahlen. Dies regelt die Knappschaft-Bahn-See, an die die Pauschale auch entrichtet wird. Enthalten sind hierbei 15 % der Rentenversicherung, 13 % der Krankenversicherung 2 % Lohnsteuer und 1 % Umlagen.
Doch Aufwand müssen Sie als Arbeitgeber trotzdem betreiben: Sie müssen auch für Minijobber eine Lohnabrechnung erstellen, die korrekt ist und zum Monatsende ausgehändigt wird. Auch hier sind die vorgeschriebenen Pflichtangaben gefordert.
Eine weitere Besonderheit ergibt sich bei Baulohn. Zunächst einmal die Frage: Was ist Baulohn überhaupt und für wen ist er relevant? Baulohn lässt sich anders berechnen als der allgemeine Lohn, was Sie wissen müssen, wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen. Baulohn gibt es aus dem Grund, da das Baugewerbe von Einflüssen wie dem Wetter abhängig ist, wohingegen die Arbeit im Büro – zumindest in den meisten Betrieben – immer möglich ist. Das bedeutet in der Praxis: Je länger ein Winter ist, desto weniger Aufträge kann ein Bauunternehmen aufnehmen und ausführen. Somit betrifft Baulohn nur Arbeitnehmer im Baugewerbe, weshalb Sie die Besonderheiten, die es gibt, wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen müssen, nur in diesem speziellen Fall kennen müssen.
Wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen und Baulohn angeführt werden muss, müssen Sie zwischen Sommer- und Winterarbeitszeit unterscheiden. In den Wintermonaten werden Arbeitnehmern 164 Stunden im Monat bezahlt, in den Sommermonaten 178 Stunden pro Monat. Damit die Arbeitszeiten genau angeführt und abgerechnet werden können, müssen Sie als Arbeitgeber ein lückenloses Arbeitszeitkonto führen. Darüber hinaus ist ein anderes Meldeverfahren notwendig. All das müssen Sie berücksichtigen, wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen und im Baugewerbe tätig sind.
Wie Sie bereits wissen, handelt es sich bei Löhnen um ein Entgelt, welches sich nach den geleisteten Stunden richtet. Wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen wollen, sollten Sie daher wissen, ob Sie auch Minusstunden mit dem Lohn verrechnen dürfen oder nicht.
Grundsätzlich ist das davon abhängig, was in dem Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag steht. Ist die Führung eines Arbeitszeitkontos vereinbart, ist es zulässig, die Minusstunden mit dem Lohn zu verrechnen. Außerdem dürfen Minusstunden auch dann verrechnet werden, wenn es sich um Gehalt und nicht um Lohn handelt. Ebenfalls ist eine Verrechnung dann möglich, wenn dies so explizit vereinbart wurde.
Nicht zulässig ist die Verrechnung, wenn kein Arbeitszeitkonto geführt wird und wenn der Arbeitnehmer seinen Dienst nach Plan verrichtet. Denn hier hat er gar keine Möglichkeit, die Minusstunden auszugleichen. Besteht daher ein strikter Dienstplan, ist eine Verrechnung der Minusstunden mit dem Lohn nicht möglich.
Andernfalls kann es für Sie Probleme geben, wenn Sie als Arbeitgeber einfach Minusstunden mit dem Lohn verrechnen. Der Arbeitnehmer kann in diesem Fall vor Gericht ziehen und es wird ihm Recht zugesprochen werden, wenn er im Recht ist.
Wenn Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen wollen, können Sie auch eine Software dafür nutzen. Mittlerweile gibt es hierfür viele Angebote. Achten Sie jedoch darauf, dass die Software entsprechende Funktionen aufweist. Denn es nützt Ihnen nichts, wenn Sie eine kostenpflichtige Software in Anspruch nehmen, die Sie nicht für alle Anforderungen, die Ihr Betrieb stellt, nutzen können. Was sie für die Nutzung einer solchen Software benötigen, sind die Daten über Ihre Mitarbeiter. Diese können Sie einfach und bequem einpflegen. Dennoch müssen Sie wissen, was es bei der Lohnabrechnung zu beachten gibt, damit Sie keine Fehler machen. Ein gewisses Know-how ist also trotzdem gefragt.
Achten Sie auch darauf, dass Sie Ihre Lohnabrechnung nur mit Software erstellen, die hochwertig ist. Zwar kostet diese Geld, doch Sie können sicher sein, dass hier die Funktionen enthalten sind, die Sie benötigen. Zudem hilft es, dass Sie sich Erfahrungsberichte ansehen und solche Programme wählen, die auch bei anderen Unternehmern beliebt sind. Doch worauf kommt es beim Funktionsumfang an? Jeder Betrieb hat andere Anforderungen. Beschäftigen Sie Minijobber oder Praktikanten, sind unterschiedliche Funktionen notwendig. Doch auch bei Geringverdienern, Mitarbeitern in der Gleitzone im Niedriglohnbereich oder Mehrfachbeschäftigten sieht die Lohnabrechnung, die Sie erstellen, jedes Mal anders aus. Praktisch ist es zudem, wenn Software zur Erstellung der Abrechnungen auch ein integriertes Meldeverfahren haben. Damit ist gemeint, dass Sie direkt über das Programm Beitragsnachweise, Sozialversicherungsmeldungen und sonstige Bescheinigungen an verschiedene Behörden übermitteln können. So können Sie sich Zeit und Mühe sparen.
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Der wohl größte Vorteil von Software, die Sie nutzen, um Lohnabrechnungen zu erstellen, ist die Einfachheit und Effizienz. Sie können sich Zeit sparen und die Lohnabrechnungen schnell und einfach erstellen. So haben Sie mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.
Darüber hinaus hält Sie eine gute Software immer auf dem Laufenden, was Gesetzesänderungen und Anpassungen betrifft. Durch regelmäßige Aktualisierungen erstellen Sie daher Abrechnungen nach den derzeitigen Standards und laufen nicht Gefahr, Fehler aufgrund von fehlenden Informationen zu machen. Die Änderungen werden des Weiteren direkt in die Software übertragen – so haben Sie nur wenig Aufwand, wenn es einmal zu einer notwendigen Anpassung kommt.
Zudem behalten Sie mit einer Software stets den Überblick über Ihre Mitarbeiter und die entsprechenden Lohnabrechnungen. Ein gutes Programm ist übersichtlich gestaltet und ermöglicht Ihnen den schnellen und unkomplizierten Zugriff auf verschiedene Informationen, die für Sie als Unternehmer wichtig sind.
Zudem sind integrierte Funktionen von Vorteil. So bieten einige Softwareprogramme ein integriertes Online-Banking, worüber Sie die Löhne schnell und einfach an Ihre Angestellten überweisen können.
Auch Schnittstellen sind bei Softwareprogrammen, die Sie zur Erstellung von Lohnabrechnungen nutzen können, von Relevanz. Dazu zählen vor allem Schnittstellen für den Im- und Export von Daten. Zum Beispiel ist es von Vorteil, wenn eine Verbindung zu Elster besteht – einem wichtigen Programm, wenn es um Lohnabrechnungen und Steuern geht. So ist der Austausch mit dem Finanzamt und mit dem Steuerberater einfacher und bequemer.
Auch Schnittstellen, die die Kommunikation mit den gesetzlichen Krankenversicherungen einfacher machen, sind von Vorteil. Manche Softwareprogramme besitzen ein sogenanntes GKV-Zertifikat. Dabei handelt es sich um ein eine Garantie, dass die Beiträge an die Krankenversicherungen entsprechend übermittelt werden. Immerhin ist es wichtig, dass diese fristgerecht und in vollem Umfang bei den Behörden ankommen.
Elster steht für elektronische Steuererklärung. Dieses Programm wird nicht nur von Arbeitgebern genutzt, sondern auch von Arbeitnehmern, Pensionsempfängern, Rentnern und vielen mehr. Das liegt daran, dass man damit die Steuererklärung machen kann.
Doch nicht nur das – mit Elster haben Sie auch wichtige und nützliche Funktionen für die Lohnabrechnung an der Hand. Vor allem die elektronische Lohnsteuer-Anmeldung ist für Sie von Relevanz, wenn Sie die Lohnabrechnung selber erstellen. Denn seit dem Jahr 2005 ist es für Arbeitgeber Pflicht, die Lohnsteuer-Anmeldung auf elektronischem Weg zu übermitteln. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben. Es gibt nur sehr wenig Ausnahmefällen, bei denen es möglich ist, die Lohnsteuer-Anmeldung in Papierform einzureichen.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil von Elster, den Sie benötigen, wenn Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen, ist die elektronische Lohnsteuerbescheinigung. Diese wird auch ElsterLohn I genannt und ermöglicht die elektronische Übertragung von Lohnsteuerbescheinigungen von Ihnen als Arbeitgeber an die Finanzverwaltung. Dabei handelt es sich um ein Gemeinschaftsprojekt, das von den Steuerverwaltungen alle Bundesländer in Deutschland ins Leben gerufen wurde.
Möchten Sie Ihre Lohnabrechnung selbst erstellen? Dann sollten Sie auf die häufigen Fehler achten, die viele Unternehmer machen, wenn Sie Lohnabrechnungen erstellen. Typische Fehler sind vor allem Flüchtigkeitsfehler. Diese resultieren aus Stress und Hektik. Auch wenn die Lohnabrechnung, die Sie erstellen, danach nicht eingehend kontrolliert wird, schleichen sich häufig solche Fehler ein. Was viele Arbeitgeber falsch machen, ist zudem die Abgabe der Lohnsteueranmeldung und von Beitragsnachweisen. Erfolgt diese nicht fristgerecht, gibt es Säumniszuschläge und Schätzungen. Beides wirkt sich sehr negativ auf Sie als Arbeitgeber aus und sollte daher vermieden werden.
Zudem machen viele einen Fehler bei der Einschätzung der Sozialversicherungspflicht. Beispielsweise ist dies der Fall bei Midijobs oder kurzfristigen Beschäftigungen. Oft kommt es vor, dass entweder zu viel oder zu wenig bezahlt wird. Beides hat keine guten Auswirkungen auf den Betrieb und Sie als Unternehmer. Auch Lohnbestandteile werden häufig nicht korrekt abgerechnet. Hier verwenden viele Unternehmer steuerfreie Sachbezüge oder eine Pauschalbesteuerung, was nicht korrekt ist. Beachten Sie daher, diese Fehler zu vermeiden, wenn Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen. Solche Fehler sollten Sie übrigens nicht auf die leichte Schulter nehmen. Denn dabei handelt es sich nicht um Kavaliersdelikte. Wenn Sie die Lohnsteuer mehrfach in falscher Höhe oder zu spät zahlen, machen Sie sich sogar strafbar. Die Konsequenz sind hohe Geldsummen als Strafe, aber auch eine Freiheitsstrafe von bis zu 5 Jahren ist möglich. Sie sollten es sich daher zweimal überlegen, ob Sie die Lohnabrechnung wirklich selbst erstellen wollen.
In vielen Branchen ist das Thema Outsourcing hoch im Kurs. Doch macht das auch hinsichtlich der Lohnabrechnung Sinn? Immerhin gibt es immer mehr Anbieter, die Lohnabrechnungen erstellen. Um die Entscheidung zu treffen, ob Sie die Lohnabrechnung erstellen lassen oder selbst erstellen, sollten Sie sich noch einmal vor Augen führen, welcher Aufwand mit der Erstellung einhergeht. Sie als Arbeitgeber müssen viele verantwortungsvolle Aufgaben und Pflichten erfüllen. Die Risiken für Fehler und deren Konsequenzen sind dabei nicht zu unterschätzen. Zu Ihren Aufgaben, wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen, zählt, dass Sie die Sozialabgaben und Lohnsteuer an die zuständigen Behörden abführen – und das fristgerecht. Außerdem gilt es, entsprechende Bescheinigungen auszustellen. Des Weiteren müssen Sie die Lohnabrechnungen aufbewahren und die damit verbundenen Aufbewahrungsfristen einhalten. Zudem haben Sie Meldepflichten gegenüber dem Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern.
Vor allem dann, wenn Sie ein kleines oder mittelständisches Unternehmen führen, ist es meist gar nicht so einfach, sich um all diese Pflichten zu kümmern und die Lohnabrechnung selbst zu erstellen. Zudem fehlen häufig die Ressourcen, damit die Lohnabrechnung auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft wird. Wie bereits gesagt, kosten ausgebildete Mitarbeiter Geld und die Lohnabrechnung ohne Know-how zu erstellen ist zu riskant.
Aus diesen Gründen ist es für viele Unternehmen die beste Wahl, die Lohnabrechnung erstellen zu lassen. So haben Sie selbst mehr Zeit für die wirklich wichtigen Tätigkeiten in Ihrem Betrieb und können sich um Ihren Tätigkeitsbereich kümmern.
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0541 9393 99 99Es hat viele Vorteile, die Lohnabrechnung erstellen zu lassen. Wie bereits erwähnt, kann es sein, dass es Ihnen als Arbeitgeber an der nötigen Zeit oder auch am Know-how fehlt, um fehlerfreie Lohnabrechnungen zu erstellen und sich um das ganze Drumherum zu kümmern. Das ist auch an sich nichts Schlimmes – immerhin haben Sie Ihre Branche und sind womöglich kein ausgebildeter Lohnbuchhalter.
Darin besteht ein großer Vorteil davon, wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen lassen. Hier sind Profis am Werk, die tagein, tagaus nichts anderes tun als das. Daher wissen diese Fachkräfte genau, worauf es ankommt. Auch aktuelle Änderungen und Neuerung, die wichtig bei der Erstellung von Lohnabrechnungen sind, werden hier im vollen Maß berücksichtigt.
Zwar bietet es viele Vorteile, wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen lassen und einen Profi engagieren. Allerdings sollten Sie auch einiges beachten, damit die Lohnabrechnungen auch wirklich passen.
Wenn bei Ihnen Besonderheiten wie Baulohn oder Minijobs vorkommen, sollten Sie mit der Agentur oder dem Anbieter zunächst abklären, ob entsprechende Kenntnisse vorhanden sind. In den meisten Fällen wird dies so sein, doch Sie tun gut daran, dies noch einmal explizit abzufragen. Immerhin möchten Sie vollständige und korrekte Lohnabrechnungen erstellen lassen.
Zudem sollten Sie auf den Preis achten. Zwar möchten Sie als Unternehmer bestimmt sparen, doch es wäre falsch, an der Agentur oder dem Anbieter zu sparen, den Sie Ihre Lohnabrechnung erstellen lassen. Billiganbieter sind meist nicht so genau, weshalb es hier häufig passieren kann, dass sich unerwünschte Fehler einschleichen.
Achten Sie daher auf einen vernünftigen Preis, bei dem Sie eine hohe Qualität erwarten können und der Sie nicht in allzu hohe Unkosten stürzt. Immerhin gilt: Wer billig kauft, kauft zweimal. In Sachen Lohnabrechnung sind hier die Konsequenzen für Falschangaben und Fehler noch gar nicht mitberücksichtigt. Wenn Sie für Ihre Lohnabrechnungen zu wenig bezahlen, kann es sein, dass sich das im Nachhinein teuer auswirkt.
Zudem handelt es sich bei sehr preisgünstigen Anbietern meist nicht um echte Lohnbüros. Daher empfehlen wir auf jeden Fall, ein Lohnbüro oder einen Steuerberater mit der Aufgabe zu betrauen, Ihre Lohnabrechnungen zu erstellen.
Wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen lassen möchten und dafür ein externes Lohnbüro engagieren, müssen Sie keinen großen Aufwand betreiben. In den meisten Fällen erfassen Sie nur einmalig alle Stammdaten Ihrer Angestellten, die für die Erstellung der Lohnabrechnung wichtig sind. Dazu gehören die Namen, Anschriften, Steuerklassen, Geburtsdaten und ob Ihre Mitarbeiter kirchensteuerpflichtig sind oder nicht.
Im nächsten Zug legen Sie fest, wann die Lohnabrechnung erstellt werden soll. Manche Unternehmen zahlen die Löhne zur Monatsmitte, während andere Betriebe ihre Mitarbeiter zum Monatsende entlohnen.
Kurz bevor die Lohnabrechnung fällig ist, müssen Sie dem Lohnbüro oder Steuerberater eine Mitarbeiterliste übermitteln, welche wichtige Angaben enthält, die wichtig sind, damit der Anbieter die Lohnabrechnung erstellen kann. Dazu zählen unter anderem die geleisteten Stunden oder Überstunden.
Anschließend war es dann mit dem Aufwand für Sie als Arbeitgeber. Den Rest erledigt das Lohnbüro für Sie. Innerhalb von wenigen Tagen sind die Abrechnungen fertig, sodass Sie diese an Ihre Mitarbeiter weitergeben können. Beachten Sie allerdings, dass Sie alle Lohnabrechnungen aufbewahren sollten. Denn auch wenn Sie die Lohnabrechnungen nicht selbst erstellt haben, sind sie bei einer Betriebsprüfung von Relevanz.
Wer mit dem Gedanken spielt, die Lohnabrechnungen outzusourcen, möchte auch wissen, wie hoch die Kosten dafür sind. Eines sei hierbei schon einmal gesagt: In der Regel kommen Sie günstiger weg. Denn wenn Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen wollen, benötigen Sie viel Zeit und Know-how. Bei einer separaten Personalabteilung, die sich darum kümmert, fallen außerdem Personalkosten an.
Die Kosten für ein Lohnbüro variieren. Die Gründe gegen Billiganbieter wurden bereits genannt. Die Höhe der Kosten richtet sich unter anderem danach, wie viele Mitarbeiter Sie beschäftigen und welchen Leistungsumfang das Lohnbüro bietet.
Daher sollten Sie sich einfach Angebote einholen und sich informieren, welche Kosten auf Sie als Arbeitgeber individuell zukommen, wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen lassen. So sehen Sie, ob dies der richtige Weg für Sie ist oder nicht.
Es ist kein einfaches Unterfangen, Lohnabrechnungen selbst zu erstellen. Aus diesem Grund gibt es viele Hilfestellungen und sogar Anbieter wie Lohnbüros, die die Erstellung komplett übernehmen. Sie als Arbeitgeber sollten die Möglichkeit für sich wählen, die am besten für Ihren Betrieb geeignet ist. Immerhin gilt es, Fehler bei der Lohnabrechnung zu vermeiden, ansonsten kann das teuer für Sie werden.
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